Как вести заказы кондитера в Excel

Таблица учёта заказов держится на дате выдачи

Один файл, два листа. Первый — журнал заказов, строка на каждый. Второй — клиенты, строка на человека. Колонки первого листа стоят в том порядке, в каком ты их заполняешь: сначала то, что приходит из заявки, потом деньги, потом статус и детали выдачи.

Таблица отвечает только тогда, когда ты её открываешь. Будильника внутри файла нет, и никакая формула его не добавит. Зато лист можно собрать так, чтобы на вопрос «что у меня на ближайшие дни» он отвечал первым экраном. Ради этого дата выдачи стоит второй колонкой: по ней идёт сортировка и на ней держится подсветка.

Какие колонки завести на листе «Заказы»

Первый лист назови «Заказы». Первая строка — заголовки, дальше строка на заказ. Ничего не объединяй и не оставляй пустых строк между заказами: на объединённых ячейках ломаются и сортировка, и формулы. Буквы в таблице ниже — адреса колонок в Excel, они понадобятся в формулах.

Колонка	Что писать	Зачем она
A. Дата заявки	день, когда клиент написал	видно, сколько заказ висит без ответа, и в каком месяце пришла заявка
B. Дата выдачи	день, когда торт уезжает к клиенту	опора всего листа: по ней сортировка и подсветка
C. Клиент	имя так, как оно записано в телефоне	связывает строку со вторым листом и с перепиской
D. Контакт	телефон или ник в мессенджере	позвонить прямо из строки, не прыгая на другой лист
E. Изделие	торт, бенто, капкейки, зефир	через месяц видно, что заказывают чаще
F. Вес или размер	2 кг, диаметр 18 см, 12 штук	без этого не закупиться и не назвать цену
G. Начинка	состав по слоям или название своего рецепта	чаще всего теряется именно это: обсудили в голосовом и не записали
H. Оформление	цвет, надпись, топпер, ссылка на фото с примером	картинку в ячейку не положишь, поэтому словами и ссылкой
I. Цена	итоговая сумма заказа	из неё считаются остаток и выручка за месяц
J. Предоплата	сколько денег пришло	видно, какие заказы подтверждены деньгами
K. Остаток	ничего: считает формула	сумма, которую забираешь при выдаче
L. Статус	одно слово из своего короткого списка	отвечает на вопрос «что с этим заказом прямо сейчас»
M. Куда и во сколько отдать	адрес или «самовывоз» и время	в день выдачи это первое, что ищется по чату
N. Комментарий	аллергия, пожелания, договорённости на словах	одна ячейка вместо десяти пометок в разных местах

Обе даты пиши датами: 06.09.2026, а не «6 сентября». Текстовая дата выглядит так же, но сортируется и считается неправильно, и Excel об этом не предупреждает.

Статусы возьми короткие и всегда одни и те же: «Новый», «Принят», «В работе», «Готов», «Выдан», «Отменён». Свободный текст в этой колонке убивает фильтр: «в работе», «делаю» и «пеку» для Excel три разных статуса. Чтобы не набирать руками, выдели ячейки L2:L200, открой «Данные» → «Проверка данных», в поле «Разрешить» выбери «Список», а в «Источник» перечисли статусы через запятую. В ячейке появится стрелка с готовыми вариантами. Если весь список встанет одним вариантом, поменяй запятые на точки с запятой: в разных сборках Excel этот разделитель свой.

Колонку «Оформление» держи текстовой. Картинка в ячейку не ложится: она встаёт поверх листа и при сортировке уезжает от своей строки. Опиши оформление словами — «белый крем, золотая единичка, без мастики» — и поставь рядом ссылку на фото в облаке или на сообщение в чате.

Последняя колонка нужна, чтобы не заводить пятнадцатую. В комментарий идёт всё разовое: «заберёт мама», «просили меньше сахара», «свечи свои».

Заявки до таблицы ещё нужно донести: они приходят в разные каналы и теряются раньше, чем доходят до строки. Как их ловить, написано в статье «Как кондитеру не терять заявки».

Одно имя связывает лист «Клиенты» с заказами

Второй лист назови «Клиенты». Здесь строка на человека, а не на заказ, и хранится то, что от заказа к заказу не меняется.

Колонка	Что писать
A. Имя	так же, как в колонке «Клиент» на первом листе
B. Контакт	телефон, ник в мессенджере
C. Откуда пришёл	сарафан, Telegram, соседний дом, витрина
D. Заметки	аллергия, «не любит мастику», дата рождения ребёнка
E. Сумма заказов	формула, о ней ниже

Листы связывает имя, и это единственная нитка между ними. Работает она в обе стороны.

Из «Клиентов» в «Заказы» имя подставляется списком. Выдели на листе «Заказы» ячейки C2:C200, открой «Данные» → «Проверка данных», в поле «Разрешить» поставь «Список», щёлкни в поле «Источник» и выдели диапазон с именами на листе «Клиенты», например A2:A200. Теперь имя в заказе выбирается из готовых, а новый клиент сначала появляется на втором листе.

Обратно, из «Заказов» в «Клиентов», приходят деньги: сколько человек заказал за всё время. Это та же формула, что и сумма за месяц, только условие другое — она в следующем разделе.

У связи через имя есть слабое место. Excel сверяет имена побуквенно, и один человек, записанный в одной строке с фамилией, а в другой без, станет для таблицы двумя клиентами: сумма разъедется на два куска. Поэтому имя и заводится один раз на листе «Клиенты», а в заказы попадает выбором из списка.

Три формулы, которые правда нужны

Формулы ниже — для русского Excel: имена функций по-русски, аргументы разделяются точкой с запятой. В англоязычном Excel и в Google Таблицах имена английские, а разделитель — запятая: ЕСЛИ → IF, И → AND, СЕГОДНЯ → TODAY, СУММЕСЛИМН → SUMIFS, ДАТА → DATE. Номера строк в адресах — запас на будущие заказы: пустые строки формулам не мешают, а заказ ниже последнего адреса в расчёт не попадёт.

Остаток считает формула, а не ты

Встань в ячейку K2 и вставь:

=ЕСЛИ(I2="";"";I2-J2)

Читается она так: пока цена не проставлена, ячейка остаётся пустой; как только цена появилась, из неё вычитается предоплата. Проверка на пустоту нужна, чтобы в незаполненных строках не висели нули.

Чтобы формула работала во всех строках, выдели K2, поймай квадратик в правом нижнем углу ячейки и протяни вниз. Адреса сдвинутся сами: в третьей строке формула станет =ЕСЛИ(I3="";"";I3-J3).

Строки с ближайшей выдачей меняют цвет сами

Выдели диапазон с заказами, начиная со второй строки, например A2:N200. На вкладке «Главная» в группе «Стили» нажми «Условное форматирование», выбери «Создать правило», а в списке типов — «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». В поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной» вставь:

=И($B2>=СЕГОДНЯ();$B2<=СЕГОДНЯ()+3)

Нажми «Формат», выбери заливку и подтверди. Теперь строки, у которых дата выдачи попадает в ближайшие три дня, окрашены целиком.

Знак доллара перед буквой B фиксирует столбец, а номер строки без доллара оставляет правилу свободу: каждая строка проверяет свою дату выдачи. Диапазон обязательно выделяется со второй строки: правило отсчитывает адреса от первой выделенной, и со строки заголовков подсветка сдвинется на строку вверх.

Тройка в формуле — твоя. Поставь 2, если закупаешься за два дня, или 7, чтобы видеть всю неделю. Пустые строки подсветка не трогает: пустая ячейка для Excel равна нулю, а ноль в датах — это 1900 год.

СУММЕСЛИМН складывает суммы за месяц и по клиенту

Выбери свободную ячейку сбоку от таблицы, например P2, и вставь:

=СУММЕСЛИМН(I2:I1000;B2:B1000;">="&ДАТА(2026;9;1);B2:B1000;"<"&ДАТА(2026;10;1))

Первый диапазон — то, что складываем: цены. Дальше идут пары «где искать — что искать»: в датах выдачи найти всё, что не раньше первого сентября и строго раньше первого октября. Для другого месяца меняешь две даты внутри ДАТА. Заменишь I2:I1000 на J2:J1000 — выйдет сумма предоплат за тот же месяц, а разница между двумя числами и есть то, что ещё предстоит забрать.

Эта же формула связывает листы. На листе «Клиенты» в ячейку E2 вставь:

=СУММЕСЛИМН(Заказы!$I$2:$I$1000;Заказы!$C$2:$C$1000;A2)

Условие тут одно: имя из ячейки A2 этой же строки. Доллары не дают диапазонам съехать, когда формулу тянут вниз, а A2 без долларов меняется от строки к строке. Напротив каждого клиента встаёт сумма всех его заказов, и постоянных видно без пересчёта.

Сортировка поднимает завтрашние заказы наверх

Сначала переведи лист в таблицу: встань в любую ячейку с данными и нажми Ctrl+T, подтвердив, что верхняя строка — заголовки. У заголовков появятся стрелки фильтра, и сами они перестанут уезжать за край экрана при прокрутке. Если оставляешь обычный диапазон, фильтр включает кнопка «Фильтр» на вкладке «Данные», а верхнюю строку удерживает «Закрепить области» на вкладке «Вид».

Дальше убери с экрана то, что уже закрыто. Нажми стрелку в заголовке колонки L и сними галочки с «Выдан» и «Отменён». Выданные заказы никуда не денутся, они по-прежнему считаются в сумме за месяц, просто не занимают верх листа. Без этого шага сортировка по дате поднимет наверх прошлогодние торты.

Теперь сортировка. Встань в любую ячейку колонки B, открой вкладку «Главная», группу «Сортировка и фильтр» и выбери порядок от старых дат к новым. Ближайшая выдача встанет первой строкой, за ней следующая, и так до самого дальнего заказа. Верх листа отвечает на вопрос «что печь в ближайшие дни» без единого клика.

Если Excel сортирует даты как попало — 1, 10, 11, 2, — часть их попала в лист текстом. Такие ячейки выравниваются по левому краю, настоящие даты — по правому; по этому и проверяй.

Сортировать заново после каждой строки не надо: новый заказ падает в конец таблицы, а порядок восстанавливает одно нажатие кнопки раз в день. Тот же фильтр по колонке B отбирает нужный месяц или неделю.

Как выглядит месяц в таблице

Представим сентябрь: шесть выданных заказов и один, который уже записан на октябрь. Числа условные и нужны только для того, чтобы показать, как считается лист.

Строка	B. Дата выдачи	E. Изделие	I. Цена	J. Предоплата	K. Остаток
2	05.09.2026	Бенто 500 г	1 400 ₽	0 ₽	1 400 ₽
3	06.09.2026	Торт 2 кг	5 600 ₽	2 000 ₽	3 600 ₽
4	12.09.2026	Капкейки, 12 шт.	2 400 ₽	1 000 ₽	1 400 ₽
5	13.09.2026	Торт 3 кг	8 400 ₽	3 000 ₽	5 400 ₽
6	19.09.2026	Торт 1,5 кг	4 200 ₽	1 500 ₽	2 700 ₽
7	27.09.2026	Торт 2,5 кг	7 000 ₽	0 ₽	7 000 ₽
8	03.10.2026	Торт 2 кг	6 000 ₽	2 000 ₽	4 000 ₽

Остаток в колонке K посчитан формулой из первого раздела.

Сумма за месяц с границами 01.09.2026 и 01.10.2026 даёт 29 000 ₽: строка 8 в расчёт не попадает, хотя заказ уже записан и предоплата по нему получена. Та же формула по колонке J выдаёт 7 500 ₽ предоплат. Значит, из сентябрьских заказов остаётся забрать 21 500 ₽ — и по колонке K видно, за какими именно заказами эти деньги.

Цена в колонке I должна на чём-то стоять. Откуда её брать, чтобы она покрывала продукты и твою работу, — в статье «Как рассчитать себестоимость торта».

Где таблица ломается

Таблица ничего не напомнит. Ни о завтрашней выдаче, ни о клиенте, который обещал подтвердить в четверг. Подсветка и сортировка работают, только пока файл открыт на экране.

В таблицу не кладутся картинки и переписка. Фото с примером оформления живёт в чате или в облаке, в ячейке остаётся ссылка на него. Договорённости из голосовых приходится пересказывать словами в комментарий.

С телефона такую таблицу заполнять неудобно: четырнадцать колонок на маленьком экране — это горизонтальная прокрутка на каждое поле. Когда руки в креме, а клиент диктует начинку, быстрее записать в заметки и перенести вечером. Держи в голове только одно: пока не перенесёшь, заказа в таблице нет.

Два устройства — две версии файла. Отправишь себе копию в мессенджер — дальше правки расходятся: на ноутбуке одна версия, в телефоне другая, и какая свежее, приходится вспоминать. Лечится это одним способом: держать файл в облаке и открывать только оттуда. Нужен интернет и привычка не скачивать копию «на минутку».

Клиент в твою таблицу не заглянет. Свободные даты, состав своего заказа и сумму остатка он по-прежнему узнаёт из переписки, и пересказываешь ему всё это ты. Что клиент видит вместо таблицы, разобрано в статье «Сайт для кондитера: каталог, заявки и контакты».

Ни один из этих пунктов таблицу не отменяет. Хранить договорённости она умеет; напоминать о сроках и показывать заказ клиенту — нет.

Google Таблицы подойдут, а чужой шаблон вряд ли

Они делают то же самое и закрывают историю с двумя версиями файла: он один и лежит в облаке. Формулы из статьи переносятся в них с английскими именами функций и запятыми вместо точек с запятой, условное форматирование живёт в меню «Формат». Excel работает без интернета. Для файла в несколько сотен строк разница невелика: бери то, что уже открыто на твоём компьютере.

Готовые шаблоны ищут словами «таблица заказов в Excel шаблон» или «шаблон CRM в Excel». Прежде чем скачивать, посмотри на шапку: если в ней артикул, количество, склад и поставщик — шаблон сделан под торговлю, и начинки, оформления и времени выдачи в нём не будет. Переделать такой под себя дольше, чем набрать четырнадцать заголовков из раздела выше.

Отдельный файл на каждый месяц заводить не стоит: один лист на все заказы, а месяцы вырезаются фильтром и формулой. Иначе сумма за год собирается вручную из двенадцати файлов, а поиск по клиенту не работает.

Как это устроено в Tamkarum

Tamkarum — сервис для приёма и ведения заказов кондитера, и он закрывает ту вторую половину, за которую таблица не берётся. Клиент открывает витрину — страничку с изделиями, которую ты отправляешь ссылкой, как меню, — выбирает изделие и дату, и заявка приходит в кабинет сама. Дальше заказ живёт на доске со статусами: Новый, В работе, Готов, Завершён; всё о нём собрано на одной странице — карточке заказа. Календарь загрузки держит лимит заказов на день и закрывает дату, когда лимит выбран. База клиентов ведёт историю заказов, любимые вкусы и сумму покупок — ту самую, которую в таблице считает СУММЕСЛИМН. Выручку и средний чек показывает аналитика.

Границы у сервиса тоже есть, и они прямые. Деньги Tamkarum не принимает: клиент переводит предоплату привычным способом, а в заказе ты отмечаешь сумму, кто заплатил и дату — так же, как в колонке J. Переписку сервис не читает, и итог договорённости в заказ вносишь ты. Сайт он не заменяет: это не конструктор сайтов. Витрина, чат и уведомления работают на бесплатном тарифе «Старт», до пяти товаров; календарь, аналитика и база клиентов — на тарифе «Заказы» за 2 392 ₽ в месяц.

Собери таблицу на ближайшем заказе

Открой пустой файл, назови первый лист «Заказы» и набери четырнадцать заголовков из раздела выше. Вставь формулу остатка в K2, настрой подсветку на A2:N200 и нажми Ctrl+T.

Возьми заказ, который сейчас в работе, и заполни по нему строку целиком, без пропусков. Колонки, ради которых придётся лезть в переписку, — это и есть то, что до сих пор нигде не записано.