Как рассчитать себестоимость торта
Себестоимость торта складывается из четырёх частей: продукты, упаковка, работа кондитера и доля общих расходов вроде света и износа техники. Продукты считают по расходу: цену упаковки делят на её вес и умножают на граммы из рецепта. Работа считается часами по ставке, которую кондитер назначает сам. Общие расходы учитываются одним простым правилом: процентом от продуктов или фиксированной суммой на заказ. Итог пересчитывают, когда цены заметно меняются.
Коротко: как устроен расчёт
Переведи цены продуктов из «за упаковку» в «за грамм» и умножь на граммы рецепта. Посчитай поштучно упаковку заказа: коробку, подложку, декор. Умножь часы активной работы на свою ставку. Свет, воду и износ миксера не расписывай по квитанциям, хватит одного правила-надбавки. Сумма четырёх чисел и есть себестоимость. Она отвечает на вопрос «сколько торт стоит мне». Сколько он стоит клиенту — отдельный расчёт поверх этого числа.
Главное правило: в себестоимость входит всё, что забирает конкретный торт, даже если в день работы за это не приходит чек.
Что входит в себестоимость
Четыре части: продукты, упаковка с расходниками, твоя работа и доля общих расходов.
На практике чаще всего считают только первую. Так выходит из-за чеков: продукты проходят через кассу, на них есть бумажка с суммой, их легко сложить. Остальное через кассу не проходит. Часы у стола, электричество духовки, износ техники никто не предъявляет к оплате в день заказа, и из расчёта они выпадают.
Чек подводит даже в продуктах: он показывает покупки, а не расход. Муку ты покупаешь пачками, а тратишь граммами. Полпачки масла остаётся на следующий заказ, ваниль живёт месяцами. Торт расходует граммы и часы, а чек знает только упаковки. Пока не переведёшь упаковки в граммы, а работу в часы, себестоимость выглядит меньше настоящей, и цена, построенная на ней, наследует эту ошибку.
Отсюда знакомое ощущение: заказы идут, все оплачены, а денег не прибавляется.
Продукты: переведи упаковки в граммы
Формула одна: цена упаковки ÷ вес упаковки × граммы в рецепте.
Например, пачка масла 200 г стоит 250 ₽. Грамм выходит 1,25 ₽. В рецепте 300 г масла, значит в торт уходит 375 ₽.
Штучное считай штуками: яйца, вафельные картинки, топперы. Продукты, купленные целиком под заказ, например ягоды для декора, записывай полной ценой из чека: до следующего торта они всё равно не доживут.
Мелкие добавки вроде ванили, разрыхлителя и красителя не дели на миллиграммы. Поставь одну общую строку с разумной оценкой и обновляй её, когда меняется набор добавок.
Чтобы не повторять арифметику на каждом заказе, один раз выпиши постоянные продукты и цену за грамм для каждого. Дальше на любой торт остаётся умножить граммы рецепта на готовые цены. Для порционных десертов вроде бенто и капкейков посчитай так одну штуку и дальше умножай на количество.
Упаковка и расходники
Коробка, подложка, лента, топпер, свечи, пакет: всё, что уезжает с тортом, считай поштучно и записывай в заказ. На фоне продуктов эти суммы кажутся мелочью, но они приходят с каждым заказом и без записи незаметно подъедают наценку.
Расходники, которые тратятся на работу и с тортом не уезжают, вроде одноразовых мешков, перчаток и плёнки, по заказам можно не расписывать. Отправь их в общие расходы, о них ниже.
Если за доставку платишь ты, записывай её отдельной строкой поверх себестоимости изделия: этот расход относится к заказу целиком, а не к самому торту.
Твоя работа: часы и ставка
Своё время — самая частая пропажа в расчётах. Продукты стоят живых денег, их считают. Работа выглядит бесплатной, «всё равно дома», и в расчёт не попадает.
Считай честные часы активной работы: замес, сборка, выравнивание, декор. Пока корж печётся, а ты занимаешься другими делами, счётчик можно останавливать: духовка работает без тебя.
Ставку за час назначаешь ты. Формулы нет, это решение: за какую сумму в час тебе не обидно проводить вечер за выравниванием. Какое число выбрать, статья не подскажет. Запиши ставку и подставляй её в каждый расчёт.
Например, ты решаешь, что час стоит 500 ₽. В торте четыре часа активной работы, в себестоимость ложится 2 000 ₽. Если число пугает, обнулять ставку не выход: пока работа не входит в расчёт, ровно на эту сумму ты делаешь каждому заказу скидку, о которой клиент даже не знает.
Свет, вода и износ техники: одно правило вместо бухгалтерии
Электричество духовки на один торт посчитать можно, но заказов от этого не прибавится. Хватит простого правила-надбавки, одинакового для всех заказов. Например, плюс 10% к сумме продуктов и упаковки. Или фиксированная сумма на каждый заказ. Процент или фикс, выбирай, что удобнее: правило работает, пока оно одно и применяется к каждому заказу.
Надбавка закрывает сразу несколько незаметных статей: электричество и воду, износ миксера и духовки, рабочие расходники из прошлого раздела, неудачную пробу нового рецепта.
Пример: считаем торт целиком
Представим заказ: торт на два килограмма к семейному празднику. Бисквит, крем на сливках и творожном сыре, свежие ягоды сверху. Цены условные, они показывают механику: подставь свои.
| Статья | Как посчитано | Сумма |
|---|---|---|
| Мука, 400 г | пачка 2 кг за 120 ₽ | 24 ₽ |
| Сахар, 400 г | пачка 5 кг за 350 ₽ | 28 ₽ |
| Яйца, 8 шт. | десяток за 120 ₽ | 96 ₽ |
| Сливочное масло, 300 г | пачка 200 г за 250 ₽ | 375 ₽ |
| Сливки 33%, 500 мл | упаковка 500 мл за 450 ₽ | 450 ₽ |
| Творожный сыр, 500 г | упаковка 400 г за 360 ₽ | 450 ₽ |
| Ягоды для декора | куплены под заказ | 250 ₽ |
| Мелкие добавки | ваниль, разрыхлитель, краситель | 60 ₽ |
| Продукты вместе | 1 733 ₽ | |
| Коробка, подложка, лента | поштучно | 220 ₽ |
| Работа, 4 часа | по ставке 500 ₽ в час | 2 000 ₽ |
| Общие расходы | 10% от продуктов и упаковки, округлённо | 195 ₽ |
| Себестоимость | 4 148 ₽ |
В этом примере продукты дают меньше половины итога, а самая большая статья — работа. Расчёт по одним чекам показал бы 1 733 ₽ и спрятал больше половины настоящей себестоимости.
Если считаешь на вес, раздели итог на килограммы: здесь выходит 2 074 ₽ за килограмм. Это ещё не цена за килограмм, это её нижняя граница.
Шаблон расчёта себестоимости
Сохрани таблицу в заметки или в файл и заполняй на каждый заказ.
| Статья | Что записать | Как посчитать |
|---|---|---|
| Продукты из запасов | ингредиент и граммы в рецепте | цена упаковки ÷ вес упаковки × граммы |
| Продукты штуками | яйца, картинки, топперы | цена за штуку × количество |
| Продукты под заказ | куплено целиком под этот торт | полная сумма из чека |
| Мелкие добавки | ваниль, разрыхлитель, краситель | одна строка с общей оценкой |
| Упаковка | коробка, подложка, лента, свечи | поштучно |
| Работа | часы активной работы | часы × твоя ставка |
| Общие расходы | свет, вода, износ техники, пробы | твоё правило: процент или фикс |
| Доставка | если платишь за неё ты | отдельной строкой |
| Итого | себестоимость заказа | сумма всех строк |
Как пользоваться:
- Один раз выпиши постоянные продукты и посчитай для каждого цену за грамм.
- На новый заказ подставь граммы из рецепта.
- Добавь упаковку, часы работы и правило общих расходов.
- Запиши итог и дату расчёта рядом с ценой, которую называешь клиенту.
- Когда ценники в магазине заметно меняются, пересчитай сначала самые дорогие позиции: сливки, масло, сыр, шоколад.
Себестоимость — число на день расчёта, поэтому в четвёртом шаге появляется дата: по ней видно, насколько итогу можно верить сегодня.
Частые ошибки
Считать только продукты
Упаковка, время и общие расходы приходят с каждым заказом, даже когда их никто не записывает. В примере выше расчёт по одним чекам показал бы 1 733 ₽ вместо 4 148 ₽.
Прикидывать на глаз
«Продуктов ушло где-то на тысячу» — с этой фразы ошибка переезжает из заказа в заказ. Цена за грамм считается один раз, дальше арифметику делает таблица.
Не считать своё время
Пока работа не в расчёте, каждый заказ включает скидку размером с твою работу. В примере выше это 2 000 ₽ на одном торте.
Пользоваться старым расчётом
Цены на сливки и масло меняются, а расчёт полугодовой давности выглядит таким же убедительным, как свежий. Держи рядом с итогом дату и пересчитывай дорогие позиции, когда замечаешь новые ценники.
Путать себестоимость с ценой
Себестоимость — нижняя граница: заказ дешевле неё приносит убыток. Цена стоит выше и учитывает сложность декора, сроки и спрос. Как собрать её из себестоимости, разбираем в статье «Как рассчитать цену торта на заказ».
Где границы этого расчёта
Расчёт выше считает один торт. Экономику месяца он не показывает: сколько продуктов пропало без заказов, сколько ушло на пробы новых рецептов, во сколько обходится реклама. Для этого нужен отдельный учёт.
Налогов и вопросов оформления в этом расчёте тоже нет. Они зависят от того, как устроена твоя работа, и выходят за рамки статьи.
Числа в примере условные: они показывают механику, а не рыночные цены. Саму ставку за час расчёт тоже не назначит: у каждого свои обстоятельства и свои планы на вечер.
Как это устроено в Tamkarum
Tamkarum — сервис для приёма и ведения заказов кондитера. Себестоимость он не считает, расчёт остаётся в твоём шаблоне. Сервис работает с тем, что идёт после расчёта.
Посчитанная себестоимость превращается в цены каталога. В Tamkarum ты собираешь витрину — страничку с тортами, которую клиент открывает по ссылке, как меню. У каждого изделия своя цена, и когда за ней стоит расчёт, называть её клиенту проще.
Клиент выбирает на витрине изделие и дату и оставляет заявку. Заявка превращается в заказ со статусом, короткой пометкой о том, на каком этапе работа. Карточка заказа — одна страница, где собрано всё о заказе; в ней ты записываешь итоговую стоимость и предоплату: сумму, дату и статус. Деньги внутри платформы Tamkarum не принимает: предоплата приходит привычным способом, а в заказе остаётся запись о ней.
История заказов сохраняется в карточке клиента. Когда постоянный клиент просит «как в прошлый раз», видно, что заказывали и за сколько, и прошлый расчёт не приходится восстанавливать по переписке.
Как при этом не терять сами заявки, пока они приходят в переписку, разобрано в статье «Как принимать заказы на торты через мессенджеры и не терять заявки».
Попробуй на последнем заказе
Возьми последний выполненный заказ и заполни по нему шаблон: продукты по граммам, упаковка, часы, правило общих расходов. Сравни итог с ценой, за которую отдаёшь такой торт.
Если разница устраивает, расчёт подтверждает цену. Если разницы почти нет или торт выходит дороже своей цены, таблица покажет, какая статья это делает.