Как принимать предоплату за торт
Проси предоплату после согласования состава, даты и цены торта. Одним сообщением назови итоговую сумму, размер предоплаты, способ перевода и срок, до которого держишь дату. После перевода проверь поступление денег в банке, подтверди его клиенту и запиши сумму, дату и остаток рядом с заказом. Скриншот клиента помогает найти перевод, но не заменяет проверку поступления.
Что написать клиенту о предоплате
Сохрани сообщение в быстрых ответах мессенджера и подставляй данные конкретного заказа:
Итого за [торт, начинка, вес, оформление] на [дата и время] — [полная сумма] ₽.
Предоплата — [сумма] ₽. Перевод на [реквизиты и имя получателя].
Держу время выдачи до [дата и время]. После поступления подтвержу бронь сообщением. Если перевод будет позже, сначала уточните, свободно ли время.
Остаток [сумма] ₽ — [когда и каким способом оплатить].
Это вариант с временной бронью. Убери его срок, если не держишь дату до поступления, и прямо напиши своё условие: «До предоплаты время не забронировано; перед переводом подтвердим, что оно свободно». Клиенту нужно понимать, может ли он вернуться к разговору позже и что проверить перед отправкой денег.
Например, учебный заказ стоит 5 600 ₽, предоплата составляет 2 000 ₽. Остаток — 3 600 ₽. В сообщении должны стоять все три суммы: так можно проверить, что предоплата входит в общую цену. Эти числа показывают форму записи и не задают рекомендуемый процент.
До запроса денег согласуй начинку, вес, оформление, дату и способ получения. Если состав ещё обсуждается, сначала закончи расчёт цены торта. Не проси оплатить сумму, которую собираешься пересматривать без нового согласования.
Когда закреплять дату
Представим: клиент выбирает начинку, согласует надпись и просит субботу. Ты отказываешь другим на это время и покупаешь продукты, хотя в переписке пока нет ответа, подтверждён ли заказ. При отмене непонятно даже то, на каком этапе вы остановились.
Предоплата помогает заранее получить часть суммы. Но сама по себе она не гарантирует выполнение заказа или возмещение всех затрат. Отдельно нужны понятная договорённость о заказе и правило брони.
Можно закреплять время после фактического поступления или временно удерживать его до оговорённого срока. Выбери подходящий порядок и сообщи его до перевода. В своей записи пометь, до какого времени действует временная бронь; по окончании срока проверь, не поступили ли деньги, и уточни состояние заказа в переписке. Не подтверждай тот же промежуток другому человеку, пока не выяснишь, что с переводом; окончательное решение сообщи обоим клиентам, если появились пересекающиеся заявки.
Если постоянному клиенту разрешаешь оплату при получении, заказ всё равно требует явного подтверждения. Запись «оплата при выдаче, заказ подтверждён» отличается от разговора, в котором человек только спрашивает цену. Отсутствие предоплаты не означает автоматически свободную дату.
Как проверить и записать поступление
Когда клиент сообщает об оплате, открой свой банк и найди фактическое зачисление. Сверь сумму и данные перевода с заказом. Если платит другой человек, уточни, от кого ждать деньги, чтобы не отнести поступление к чужому торту. Присланный чек или скрин помогает найти платёж; пока деньги не зачислены, не подтверждай их получение.
После проверки можно ответить:
Вижу перевод [сумма] ₽, спасибо. Подтверждаю заказ на [дата и время]. Остаток [сумма] ₽ — [когда оплатить].
Запиши результат рядом с составом и датой выдачи. Для учебного примера строка будет такой: «Заказ 5 600 ₽; 12 сентября пришло 2 000 ₽; осталось 3 600 ₽ при получении». Если оплат несколько, сохраняй каждую дату и сумму, а остаток считай как цену заказа минус все подтверждённые поступления.
Запись о переводе и банковский чек — разные вещи. Запись нужна, чтобы видеть расчёт по заказу; документы, которые требуется выдать клиенту, определяются правилами твоего налогового режима. Их оформление эта статья не заменяет.
На следующий день не придётся выбирать между похожими скринами в галерее, если сумма связана с конкретным заказом. Общий способ вести такие записи разобран в статье о заказах через мессенджеры.
Если клиент не готов платить заранее
Сначала уточни, что вызывает вопрос: размер суммы, реквизиты или условие брони. Ответь по существу и повтори тот порядок, который действительно предлагаешь. Не делай выводов о намерениях человека только по отказу от предоплаты.
Если допускаешь оплату при получении, отдельно подтверди состав, сумму и время. Если такой вариант тебе не подходит, можно закончить обсуждение спокойно: «На эту дату принимаю заказы с предоплатой. Если этот порядок вам не подходит, бронь оформлять не будем». Не предлагай забрать индивидуальный торт «в порядке живой очереди», если ты не планируешь готовить его без подтверждения.
Возвраты при отмене требуют отдельной проверки условий и применимых правил; в этой статье они не разобраны. По тексту сообщения нельзя определить, какую сумму разрешено удержать.
Как отмечать предоплату в Tamkarum
Витрина Tamkarum — страничка с изделиями по ссылке, как меню.
После твоего подтверждения заказа с витрины клиент видит реквизиты и сумму предоплаты по заданному проценту. Деньги он переводит напрямую тебе; ты проверяешь банк и нажимаешь «Подтвердить оплату» в карточке заказа — на одной странице, где собрано всё о заказе. Этот учёт предоплаты доступен на бесплатном тарифе «Старт»; Tamkarum не принимает и не удерживает деньги.
На демонстрационном кадре 1 900 ₽ — это 50% заказа на 3 800 ₽. Процент и реквизиты кондитер задаёт в настройках. Нажатие покупателем «Я оплатил» не заменяет твою проверку поступления.
Если заказ пришёл из отдельного чата и его ещё нет в кабинете, ручное создание доступно с тарифа «Витрина». Условия можно сверить в тарифах Tamkarum. Для заказа с витрины ручное создание не нужно.
На ближайшем согласованном заказе проверь своё сообщение: есть ли в нём полная цена, предоплата, остаток и понятное условие брони. После перевода дополни запись фактической суммой и датой поступления.